Συχνές Ερωτήσεις - (FAQ)

Το ανώτατο όριο για τη διενέργεια δαπανών μέσω της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης ανέρχεται σε 30.000 € χωρίς ΦΠΑ και αφορά το σύνολο του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου στη συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης. Για ποσά που υπερβαίνουν το όριο αυτό, απαιτείται η προσφυγή σε ανοικτή διαγωνιστική διαδικασία. 

Το όριο αυτό θα πρέπει να τηρείται τόσο ανά κατηγορία δαπάνης όσο και ως προς το σύνολο των αναθέσεων στον ίδιο ανάδοχο.

Επισημαίνεται ότι το ανωτέρω όριο δεν επιτρέπεται να παρακαμφθεί μέσω τεχνητής κατάτμησης της δαπάνης, δηλαδή με τη διάσπαση του αντικειμένου σε μικρότερες συμβάσεις με σκοπό την αποφυγή των προβλεπόμενων διαδικασιών (παρ. 3 του άρθρου 6 ν. 4412/2016).

: Απαιτούνται τα εξής: 

Υπογεγραμμένο από τον Ε.Υ. του έργου το αίτημα έκδοσης απόφασης απευθείας ανάθεσης (έντυπο Π4*) συνοδευόμενο από μία ή περισσότερες προσφορές ανάλογα το έργο. Επίσης εάν η δαπάνη είναι άνω των 2.500€ απαιτούνται και κάποια νομιμοποιητικά έγγραφα από τον ανάδοχο (αναλυτικά εδώ). 

Από τα νομιμοποιητικά έγγραφα εξαιρούνται οι αλλοδαπές εταιρείες.

Tο κάθε αίτημα (Π4) αφορά έναν ανάδοχο και μπορεί να περιέχει δαπάνες που να υπάγονται σε παραπάνω από έναν κωδικό λογιστικής

*Για οδηγίες συμπλήρωσης του Π4 δείτε εδώ.

Ο γενικός κανόνας είναι ότι για δαπάνες μέχρι 10.000€, δεν είναι απαραίτητη η έρευνα αγοράς, επομένως αρκεί μία προσφορά. Όμως ανάλογα το έργο, μπορεί να υπάρχουν αποκλίσεις από τον γενικό κανόνα και αυστηρότερες απαιτήσεις από τις Διαχειριστικές Αρχές, επομένως παρακαλούμε να έρχεστε σε συνεννόηση με το Τμήμα Προμηθειών του ΕΛΚΕ.

1)Η προσφορά που θα ληφθεί, θα πρέπει να απευθύνεται προς στον ΕΛΚΕ του Πολυτεχνείου Κρήτης ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου.

2)Είναι απαραίτητο στις προσφορές να  αναγράφονται:

• η ημερομηνία έκδοσης της προσφοράς. Προσοχή: Όπου αναφέρεται στην προσφορά ημερομηνία ισχύος της, αυτή θα πρέπει να καλύπτει το διάστημα της ανάθεσης.

• τα τεμάχια (εκτός από τις περιπτώσεις που δίνεται προσφορά για τεμάχιο-σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να αναγράφεται μέχρι ποιας ποσότητας θα ισχύει η ίδια τιμή τεμαχίου)

• εάν πρόκειται για υπηρεσία που αφορά συγκεκριμένες ημερομηνίες (πχ. μεταφορά εξοπλισμού, ανανέωση άδειας λογισμικού, ενοικίαση αίθουσας, γεύμα κλπ) να αναγράφονται οι συγκεκριμένες ημερομηνίες . 

• Για υπηρεσία που αφορά συγκεκριμένα άτομα (πχ μεταφορά συνέδρων ή αριθμός χρηστών άδειας λογισμικού κλπ):να αναγράφεται  ο αριθμός ατόμων για τον οποίο δίνεται η προσφορά.

• Αναλυτική περιγραφή των προσφερόμενων ειδών (για παράδειγμα: στον εξοπλισμό απαιτείται ακριβής περιγραφή , στις υπηρεσίες να αναφέρονται τα στάδια παροχής της υπηρεσίας αν υπάρχουν, στις εκτυπώσεις να αναφέρονται τα χρώματα, βάρος, είδος μελανιού κλπ )

3)Όπου απαιτούνται παραπάνω από μία προσφορές, αυτές θα πρέπει να είναι συγκρίσιμες, δηλαδή να προσφέρουν είδη με τα ίδια τεχνικά χαρακτηριστικά ή ίδιες προσφερόμενες υπηρεσίες και τον ίδιο αριθμό τεμαχίων.

  Όσον αφορά τις προσφερόμενες τιμές, αυτές θα πρέπει να κινούνται σε συγκρίσιμα επίπεδα. Σημαντικές αποκλίσεις μεταξύ τους ενδέχεται να υποδηλώνουν ότι δεν είναι άμεσα συγκρίσιμες, καθώς η διαφοροποίηση στο κόστος μπορεί να οφείλεται σε διαφορετικό εύρος παρεχόμενων υπηρεσιών ή ειδών ή/και σε διαφοροποιημένα (ενδεχομένως ανώτερα) τεχνικά χαρακτηριστικά.

4) Στις υποβαλλόμενες προσφορές δεν θα πρέπει να γίνεται αναφορά σε λήψη προκαταβολής, καθώς η εξόφληση των δαπανών πραγματοποιείται μετά την παράδοση των αγαθών ή την παροχή των υπηρεσιών και την έκδοση των αντίστοιχων παραστατικών (τιμολογίων), εκτός εάν συντρέχει περίπτωση έκδοσης Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (ΧΕΠ).

5) Όταν απαιτείται η υποβολή περισσότερων της μίας προσφορών, ο επιλεγόμενος οικονομικός φορέας θα πρέπει να προσφέρει τη χαμηλότερη τιμή τόσο στο σύνολο της προμήθειας ή υπηρεσίας όσο και ανά επιμέρους είδος. Σε περίπτωση που αυτό δεν πληρούται, δύναται να πραγματοποιηθούν διακριτές αναθέσεις, με επιλογή της οικονομικότερης προσφοράς για κάθε επιμέρους είδος ή υπηρεσία.

6) Στην προσφορά θα πρέπει να γίνεται σαφής διαχωρισμός των ειδών ανά εφαρμοζόμενο συντελεστή ΦΠΑ. Ειδικότερα, για κάθε είδος απαιτείται η αναγραφή της καθαρής αξίας, του αντίστοιχου ποσοστού ΦΠΑ και της συνολικής αξίας συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ.

7) Εάν η προσφορά αφορά catering ή γεύματα, και αναφέρεται ότι θα παρασχεθούν και υπηρεσίες σέρβις, να διευκρινίζεται με τον υποψήφιο ανάδοχο εάν θα εκδοθεί και τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών(ΤΠΥ) (εκτός του τιμολογίου πώλησης). Σε περίπτωση που θα εκδοθεί και ΤΠΥ για τις υπηρεσίες σέρβις, θα πρέπει στην προσφορά να αναγραφεί το ακριβές ποσό των υπηρεσιών αυτών, να ερωτηθεί ο χειριστής του έργου εάν προβλέπονται τέτοιες δαπάνες στο τεχνικό δελτίο του έργου και στη συνέχεια αυτές οι υπηρεσίες να υπαχθούν στον κωδικό 62.98 και να συμπληρωθεί ξεχωριστή γραμμή στο αίτημα Π4 με το ποσό των υπηρεσιών. Επίσης εάν στην προσφορά αναφέρονται οινοπνευματώδη ποτά, θα πρέπει να διερευνηθεί η επιλεξιμότητα αυτών σε συνεννόηση με το χειριστή του έργου, καθώς στα περισσότερα έργα τα αλκοολούχα ποτά δεν είναι επιλέξιμη δαπάνη.

Ναι, είναι δυνατή η χρήση εκτύπωσης από ηλεκτρονικό κατάστημα ως προσφορά, υπό την προϋπόθεση ότι προκύπτουν με σαφήνεια η τιμή (με ρητή ένδειξη εάν αφορά καθαρή αξία ή αξία συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) καθώς και τα βασικά τεχνικά χαρακτηριστικά του προσφερόμενου είδους, ώστε να διασφαλίζεται η συγκρισιμότητα και η επαρκής τεκμηρίωση της δαπάνης.

Απαιτούνται υπογεγραμμένα τα έντυπα Π1 (Διενέργεια Διαγωνισμού) και Π2 [MP1] (Συγκρότηση Επιτροπών σε Διαγωνισμούς), συμπληρωμένο το παράρτημα με τις τεχνικές προδιαγραφές των υπό προμήθεια ειδών ή υπηρεσιών και αναφορά σε οποιοδήποτε άλλο χρήσιμο στοιχείο για τον διαγωνισμό (πχ αναφορά στον χρόνο παράδοσης των ειδών, τόπος παράδοσης, σύνδεση πληρωμών με ολοκλήρωση φάσεων ή παραδοτέων κυρίως για υπηρεσίες κλπ )

Στις παρακάτω περιπτώσεις, υπάρχει η δυνατότητα απευθείας έκδοσης τιμολογίου από τον προμηθευτή, χωρίς να έχει προηγηθεί απόφαση απευθείας ανάθεσης ή διαδικασίες εκτέλεσης του ν. 4412/2016: 

Ά περίπτωση: εξαιρέσεις από τον Ν.4412/2016 (αρθ. 252 ν.4957/2022  και περ.9 άρθρου 30 του ν.5029/23). Δαπάνες που αφορούν την προμήθεια των παρακάτω: 

• Δημοσιεύσειςεπιστημονικών άρθρων, εργασιών, επιστημονικώνμελετών και βιβλίων από οικονομικούςφορείς που έχουν την έδρατους στην ημεδαπή ή αλλοδαπή
• Κόστος εγγραφής και συμμετοχήςσε επιστημονικάσυνέδρια και ημερίδες.
• Δαπάνες που αφορούν σε συνδρομές σε βάσεις δεδομένων, σε επαγγελματικές, επιστημονικές και λοιπές οργανώσεις
• Δαπάνες κατοχύρωσης δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας

Β΄ περίπτωση: δαπάνες ήσσονος αξίας. Ως δαπάνες ήσσονος αξίας νοούνται οι δαπάνες αξίας ίσης ή κατώτερης από το ποσό των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500 €) ευρώ πλέον ΦΠΑ, με την προϋπόθεση το ποσό του προϋπολογισμού του έργου στη συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης αθροιζόμενο με οποιαδήποτε άλλη συνδεόμενη κατηγορία είτε λόγω ομοειδούς των ειδών/υπηρεσιών, είτε λόγω ύπαρξης κοινής ή συνδεόμενης αγοράς μεταξύ τους, να μην υπερβαίνει τις 2.500€. 

Όταν η δαπάνη είναι άνω των 2.500€ απαιτείται η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου μέσω παρόχου (B2G) ή μέσω της ΑΑΔΕ από τον ανάδοχο.

Χρήσιμο είναι κατά την λήψη προσφοράς να επιβεβαιώνεται ότι ο προμηθευτής έχει τη δυνατότητα έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Απαραιτήτως η έκδοση του τιμολογίου θα πρέπει να έπεται χρονικά της έκδοσης της απόφασης απευθείας ανάθεσης (ή της υπογραφής της σύμβασης σε διαγωνισμούς) και μετά την αποστολή από τον ανάδοχο των ειδών, ή την παροχή των υπηρεσιών. 

Η ηλεκτρονική υποβολή αίτησης πραγματοποιείται μέσω της πλατφόρμας https://elke-inv.tuc.gr. Οι υποψήφιοι δημιουργούν λογαριασμό με το προσωπικό τους email και ολοκληρώνουν την εγγραφή μέσω της επιβεβαίωσης που αποστέλλεται ηλεκτρονικά. Αφού συνδεθούν, μπορούν να ενημερωθούν για τις διαθέσιμες θέσεις και να συμπληρώσουν τα απαιτούμενα προσωπικά τους στοιχεία στην αντίστοιχη ενότητα. Στη συνέχεια, επιλέγουν τη θέση που τους ενδιαφέρει, συμπληρώνουν όλα τα απαιτούμενα πεδία της αίτησης και επισυνάπτουν τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Η αίτηση μπορεί να αποθηκευτεί προσωρινά και να τροποποιηθεί μέχρι την οριστική υποβολή της. Μετά την οριστικοποίηση, αποστέλλεται σχετικό επιβεβαιωτικό μήνυμα και δεν είναι δυνατή η επεξεργασία των στοιχείων ή των συνημμένων αρχείων. Συμπληρωματικά δικαιολογητικά μπορούν να υποβληθούν μόνο έως τη λήξη της προθεσμίας, ενώ αιτήσεις που παραμένουν μη οριστικοποιημένες ή περιέχουν ελλιπή στοιχεία δεν αξιολογούνται. Πιο αναλυτικές οδηγίες στο  Ηλεκτρονική Υποβολή αίτησης 

Η υπογραφή σύμβασης μέσω της πλατφόρμας Web-Rescom πραγματοποιείται με την είσοδο του χρήστη στη διεύθυνση https://rescom-web.admserv.tuc.gr και την επιλογή της ενότητας «Οι Συμβάσεις μου». Ο χρήστης κατεβάζει την ανυπόγραφη σύμβαση σε μορφή PDF, την υπογράφει με εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή τύπου Α και στη συνέχεια την υποβάλλει εκ νέου μέσω της πλατφόρμας. Εφόσον δεν διαθέτει ψηφιακή υπογραφή, μπορεί να χρησιμοποιήσει την υπηρεσία «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» του gov.gr για την ηλεκτρονική υπογραφή της σύμβασης. Μετά την υπογραφή από τον νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ, ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται ώστε να κατεβάσει το τελικό υπογεγραμμένο αντίγραφο. Η διαδικασία πρέπει να ολοκληρώνεται εγκαίρως, καθώς η υπογραφή και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη οφείλει να προηγείται της ημερομηνίας έναρξης της απασχόλησης. Πιο αναλυτικές οδηγίες στο Υπογραφή Σύμβασης μέσω Web-Rescom

Η διαδικασία ενεργοποίησης χρηστών έχει πλέον αυτοματοποιηθεί πλήρως. Αρκεί να επισκεφθείτε τη σελίδα https://rescom-web.admserv.tuc.gr/createPass.aspx, να επιλέξετε "Δημιουργία λογαριασμού web-resCom", και στη συνέχεια να συμπληρώσετε ΑΦΜ, ΑΜΚΑ και Email.