Άρθρο 13

Η υποβολή προτάσεων σε εξωπανεπιστημιακούς φορείς γίνεται με μέριμνα και ευθύνη του Ε.Υ. και ύστερα από επικοινωνία με το Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Διασφάλισης Ποιότητας της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. το οποίο ενημερώνει το επιστημονικό προσωπικό του Π.Κ. για τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων από τους φορείς χρηματοδότησης, ενώ ταυτόχρονα παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες, σε όλες τις φάσεις υποβολής. Πιο αναλυτικά: 

1.  Το Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Διασφάλισης Ποιότητας της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. δύναται να υποστηρίζει τους Ε.Υ. παρέχοντας στοιχεία και στατιστικά για τον Ε.Λ.Κ.Ε. και το Π.Κ., υποβοηθώντας στον υπολογισμό του κόστους αμοιβής των απασχολούμενων στο έργο, παρέχοντας οδηγίες για overheads, δίδοντας διευκρινίσεις σε ερωτήματα που τυχόν προκύψουν ως προς την σύνταξη της πρότασης μετά από επικοινωνία με τον αντίστοιχο φορέα χρηματοδότησης, ελέγχοντας τον προϋπολογισμό και την χρηματοδοτική ροή σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα των ενοτήτων εργασίας του έργου και της συμμετοχής της ομάδας σε αυτές.

    

2. Κατά τη σύνταξη μιας πρότασης για υποβολή θα πρέπει να ακολουθούνται επακριβώς οι οδηγίες της προκήρυξης του φορέα χρηματοδότησης και να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαίτεροι κανόνες και οι διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί.

    

3. Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος για την κατάρτιση και υποβολή ορισμένης πρότασης, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη, εκτός των άλλων, και ο χρόνος που είναι απαραίτητος για την υλοποίηση ενεργειών που απαιτούν εγκρίσεις, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού, καθώς και οι τυχόν άδειες που απαιτούνται - κατά περίπτωση - από τα αρμόδια όργανα. Το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου θα πρέπει να συντάσσεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατόν και εφόσον είναι εφικτό, η αναμενόμενη χρηματοδοτική ροή από το φορέα χρηματοδότησης και η εξόφληση των δαπανών.

    

4. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού, οι υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως για παράδειγμα το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κλπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, θα πρέπει να γίνονται με ακρίβεια, σε πραγματικές τιμές και με βάση ρεαλιστικές προβλέψεις, όσον αφορά στον απαιτούμενο χρόνο υλοποίησης ορισμένου έργου, και όχι με αποκλίσεις.

    

5. Δεν πρέπει να παραλείπεται η πρόβλεψη του ποσού των Γενικών Εξόδων ή overheads, το οποίο αφορά το έμμεσο λειτουργικό κόστος που δαπανά το ΠΚ για τη διεξαγωγή των προγραμμάτων (έξοδα διαχείρισης, χρήση χώρων και εξοπλισμών, φως, νερό, θέρμανση, καθαριότητα). Το κόστος αυτό, δεν ταυτίζεται με το κόστος για τη διοικητική υποστήριξη του έργου, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του συγκεκριμένου έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού του κάθε έργου. Οι υπηρεσίες που παρέχει η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. 17 είναι υπηρεσίες συμβουλευτικές για τη διαχείριση, καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και παρακολούθησης έργων. Η Μ.Ο.Δ.Υ. δεν παρέχει υπηρεσίες διοικητικής-γραμματειακής υποστήριξης στους Ε.Υ., κατ’ εφαρμογή της γενικής αρχής μη ταύτισης ελέγχοντος και ελεγχόμενου.

    

6. Το Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Διασφάλισης Ποιότητας, της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. δύναται να συμβάλλει στις ως άνω υποστηρικτικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες προς τους Ε.Υ. ώστε να αποφεύγονται αποκλίσεις από τις αρχές της πρόσκλησης / προκήρυξης. Για το λόγο αυτό οι προτάσεις πρέπει να κατατίθενται στο ως άνω αρμόδιο Τμήμα τουλάχιστον πέντε (5) εργάσιμες μέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους, για τον έλεγχό τους και τη συγκέντρωση των απαραίτητων εγγράφων και υπογραφών από το Τμήμα αυτό και τα όργανα, όταν αυτό απαιτείται. Το Τμήμα Προγραμματισμού, ενημερώνεται για την υποβολή της πρότασης με την κατάθεση του εντύπου ¨Δ0 Υποβολή Πρότασης¨ από τον Ε.Υ.. Η υποβολή του εντύπου, είναι υποχρεωτική για κάθε είδους πρόταση που υποβάλλεται από τα μέλη του Ιδρύματος και περιλαμβάνει περιληπτική περιγραφή της πρότασης.

    

7. Υποδείγματα συμβάσεων εκτέλεσης έργου οποιουδήποτε τύπου διατίθενται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. για τις περιπτώσεις που δεν ακολουθείται τυποποιημένο κείμενο σύμβασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης. Το σχέδιο της σύμβασης θα αποστέλλεται στο Τμήμα Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Διασφάλισης Ποιότητας της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. ώστε να προωθείται για νομικό έλεγχο.

    

8. Σε περίπτωση που η πρόταση υποβάλλεται από ένωση προσώπων εταίρων και όπου απαιτείται, η Επιτροπή προεγκρίνει τη σύνθεση και τους όρους της σύμπραξης. Μετά την υποβολή ενδείκνυται κατάθεση στη Μ.Ο.Δ.Υ. πλήρους αντιγράφου των εγγράφων της πρότασης που υποβλήθηκε, προκειμένου να αποτελέσει στοιχείο του διοικητικού φακέλου του έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί από το Φορέα Χρηματοδότησης.

    

9. Σε περίπτωση όπου η πρόσκληση / προκήρυξη περιλαμβάνει όρο όπου ο φορέας δύναται να υποβάλλει περιορισμένο αριθμό προτάσεων, το Τμήμα Προγραμματισμού ενημερώνει τους ενδιαφερόμενους οι οποίοι καταθέτουν εκδήλωση ενδιαφέροντος στο ως άνω Τμήμα τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την λήξη της προθεσμίας υποβολής, συνοδευόμενη από letters of commitment από τους εμπλεκόμενους φορείς. Στην συνέχεια οι ενδιαφερόμενοι υποβάλουν σχέδιο ώριμης πρότασης είκοσι μέρες πριν από την λήξη της προθεσμίας υποβολής τους. Οι προτάσεις αυτές προωθούνται στην Επιτροπή η οποία τις ταξινομεί με κριτήρια την συμφωνία με τις θεματικές περιοχές της πρόσκλησης / πρόσκλησης και την ευρύτητα ενδιαφέροντος με τις ερευνητικές περιοχές του Ιδρύματος.

    

10. Για τα έργα ή τις προγραμματικές συμβάσεις τα οποία αφορούν μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, τα οποία εγκρίνονται μετά από διμερή διαπραγμάτευση του Ε.Υ. και του Φορέα Χρηματοδότησης, επιβάλλεται ΦΠΑ επί του κεφαλαίου του έργου (χρηματοδότηση) βάσει των ισχυουσών διατάξεων. Σημειώνεται ότι το ποσό αυτό δεν αποτελεί δαπάνη και θα πρέπει να λαμβάνεται υπ' όψη στην συμφωνία για το ύψος της χρηματοδότησης.

     

11. Σε περίπτωση έργου όπου προβλέπεται ιδία συμμετοχή, ο Υπεύθυνος του Έργου οφείλει να προτείνει τρόπους κάλυψης της ιδίας συμμετοχής.