Άρθρο 20

  Α. Ανάληψη Υποχρέωσης

1. Αναγκαίο στάδιο στην εκτέλεση κάθε έργου είναι η διενέργεια των δημοσιονομικών δεσμεύσεων με την έκδοση των σχετικών αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης με τις οποίες βεβαιώνεται η ύπαρξη των αναγκαίων πιστώσεων στον προϋπολογισμό κάθε έργου ανά έτος και δεσμεύεται το σύνολο αυτών25.
2. Η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης εκδίδεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανάληψης εκτέλεσης του έργου από τον Ε.Λ.Κ.Ε., δηλαδή μετά: α) την έκδοση απόφασης της Επιτροπής περί αποδοχής διαχείρισης του έργου, η οποία επέχει θέση απόφασης έγκρισης του συνόλου των δαπανών του έργου και β) την απόφαση της Επιτροπής περί έγκρισης του προϋπολογισμού του έργου ή της τροποποίησής του και ένταξής του στο προϋπολογισμό του Ε.Λ.Κ.Ε.
3. Η απόφαση της Επιτροπής για την ανάληψη υποχρέωσης, με τη σχετική βεβαίωση του Προϊσταμένου Μ.Ο.Δ.Υ., ότι το σύνολο των πιστώσεων ανά κατηγορία δαπάνης, είναι σύμφωνο με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου για το τρέχον οικονομικό έτος, αναρτάται στο διαδίκτυο (πρόγραμμα «ΔΙΑΥΓΕΙΑ») και λαμβάνει μοναδικό αριθμό διαδικτυακής ανάρτησης (ΑΔΑ) που αναγράφεται επί του σώματος αυτής. Σημειώνεται ότι η ισχύς της απόφασης αρχίζει από την ανάρτησή της (άρθρο 4 παρ. 2 του Ν.3861/2010). Η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης καταχωρείται στο πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε. με μοναδικό αύξοντα αριθμό.
4. Σε περίπτωση αναμόρφωσης του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος εντός του ίδιου οικονομικού έτους, απαιτείται η τροποποίηση της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης, σύμφωνα με τον αναμορφωμένο προϋπολογισμό του έργου/προγράμματος. Σε περίπτωση που η αναμόρφωση του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος αφορά σε μείωση της πίστωσης μιας ή περισσοτέρων κατηγοριών δαπανών αυτού, δεν απαιτείται η έκδοση ανακλητικής απόφασης (ανατροπής).
5. Για υποχρεώσεις ανεξαρτήτως ύψους ποσού, οι οποίες αναλαμβάνονται και βαρύνουν είτε τμηματικά είτε εξ ολοκλήρου έτη πέραν του τρέχοντος (πολυετείς υποχρεώσεις) απαιτείται η προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής Ερευνών, κατά παρέκκλιση της παρ.1 του άρθρου 67 του ν. 4270/2014, όπως ισχύει.
6. Με την έναρξη κάθε οικονομικού έτους μπορεί να δεσμεύονται στον προϋπολογισμό του οικείου Ε.Λ.Κ.Ε., πιστώσεις που αφορούν σε δεσμευμένες πιστώσεις του προηγούμενου οικονομικού έτους χωρίς να απαιτείται να εκκρεμεί σχετική υποχρέωση.
7. Σε περίπτωση μη εκτέλεσης της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης στο σύνολο ή μέρος αυτής εντός του οικονομικού έτους, αυτή ανακαλείται κατόπιν σχετικής απόφασης του Προέδρου της Επιτροπής, κατά το μέρος των πιστώσεων του έργου ανά κατηγορία δαπάνης που δεν εκτελέστηκαν. Η σχετική ανακλητική απόφαση εκδίδεται με ημερομηνία 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους και αναρτάται στο πρόγραμμα «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» το αργότερο έως την 31η Μαρτίου του επόμενου έτους.
8. Καμιά διοικητική πράξη ή απόφαση, που προκαλεί δαπάνη σε βάρος του προϋπολογισμού ενός έργου, δεν θα εκτελείται από τα όργανα που είναι αρμόδια να την εκτελέσουν, εάν δεν έχει εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών ο εγκεκριμένος από τον χρηματοδότη προϋπολογισμός.

Β. Έλεγχος, εκκαθάριση, ενταλματοποίηση και πληρωμή των δαπανών

1. Οι δαπάνες ελέγχονται εκκαθαρίζονται και εντέλλονται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ., βάσει νόμιμων δικαιολογητικών, όπως αυτά ορίζονται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Τιμολόγιο Πώλησης – Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κ.λπ.) που αποστέλλονται από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τα οποία αποδεικνύουν την απαίτηση κατά του Ε.Λ.Κ.Ε. .

2. Ο έλεγχος επί των ανωτέρω δαπανών συνίσταται σε έλεγχο νομιμότητας και κανονικότητας αυτών

   Νόμιμη είναι η δαπάνη εφόσον: α) προβλέπεται από διάταξη τυπικού νόμου ή κανονιστικής διοικητικής πράξης ή εξυπηρετεί τους σκοπούς του οικείου φορέα και β) υπάρχει εγγεγραμμένη στον Προϋπολογισμό σχετική πίστωση.

    Κανονική είναι η δαπάνη, που έχει νόμιμα αναληφθεί, επισυνάπτονται τα νόμιμα δικαιολογητικά και η σχετική απαίτηση δεν έχει υποπέσει σε παραγραφή. 

   Κατά τον ασκούμενο έλεγχο εξετάζονται και τα παρεμπιπτόντως αναφυόμενα ζητήματα, με την επιφύλαξη των διατάξεων για το δεδικασμένο και το Ν.Σ.Κ. (παρεμπίπτων έλεγχος). Κατά τον έλεγχο παρέχεται επίσης η δυνατότητα να εξετάζονται και τα παρεμπιπτόντως αναφυόμενα ζητήματα νομιμότητας πράξεων σχετικών με τη δαπάνη, εάν δηλαδή τα όργανα της διοίκησης ενήργησαν σύμφωνα με τους καθορισμένους από το νόμο ή τις κανονιστικές αποφάσεις όρους και τύπους και εντός της εξουσίας που τους έχει παρασχεθεί. Ο έλεγχος αυτών των ζητημάτων ασφαλώς δεν συνιστά παρέμβαση στα δικαιώματα του ΕΥ καθώς περιορίζεται σε θέματα νομιμότητας αυτών των πράξεων και δεν επεκτείνεται σε θέματα σκοπιμότητας και επιλεξιμότητας των ενεργειών αυτών οι οποίες αποτελούν αρμοδιότητα του ΕΥ σύμφωνα με την παρ.1του άρθρου 56 του ν.4485/2017 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.

3. Αν προκύψει διάσταση απόψεων μεταξύ του Προέδρου της Επιτροπής και του Π.Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. ως προς τη συνδρομή εν όλω ή εν μέρει των προϋποθέσεων νομιμότητας και κανονικότητας για την πληρωμή μιας δαπάνης, η διάσταση αυτή παραπέμπεται εγγράφως από τον Π.Μ.Ο.Δ.Υ. στην Επιτροπή, η οποία αποφασίζει για την ολική ή μερική πληρωμή ή την απόρριψη της δαπάνης. Σε περίπτωση που η Επιτροπή αποφασίσει την πληρωμή της δαπάνης, εκδίδει σχετική εντολή προς τον Π.Μ.Ο.Δ.Υ., ο οποίος την εκτελεί. Επιπλέον, αν ο Π.Μ.Ο.Δ.Υ. εξακολουθεί να διαφωνεί ως προς τη συνδρομή των εν λόγω προϋποθέσεων, τότε συντάσσεται έκθεση διαφωνίας, η οποία υποβάλλεται στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων, συνοδευόμενη από πλήρη φάκελο αντιγράφων των δικαιολογητικών της σχετικής δαπάνης. Στην περίπτωση αυτή, την ευθύνη ως προς τη νομιμότητα της ενέργειας φέρει πλέον ο εντολέας και ο Π.Μ.Ο.Δ.Υ. απαλλάσσεται των σχετικών ευθυνών. Η ανωτέρω έκθεση κοινοποιείται στη Σύγκλητο και τον Πρύτανη του Π.Κ., καθώς και στην Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 57 παρ. 2 και 58 παρ. 2, περίπτωση (ια) του Ν.4485/2017 (, καθώς και 26 παρ. 1 του Ν.4270/2014 (Α' 143/28-6-2014).
4. Εάν κατά τον έλεγχο των δικαιολογητικών διαπιστώνονται θεραπεύσιμες ελλείψεις, καλείται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. ο Ε.Υ. που τα απέστειλε να τις συμπληρώσει αμελλητί. Ως θεραπεύσιμες ελλείψεις λογίζονται ενδεικτικά η εκ παραδρομής μη προσκόμιση κάποιου δικαιολογητικού, η ανυπόγραφη υποβολή συνοδευτικού εντύπου, τυχόν αριθμητικό σφάλμα στην κατάσταση δαπάνης, κ.ά.
5. Κατά τη διενέργεια του ελέγχου δύναται η αρμόδια για τον έλεγχο υπηρεσία της Μ.Ο.Δ.Υ. να ζητεί κάθε αναγκαία πληροφορία ή στοιχείο.
6. Τον έλεγχο ακολουθεί η πράξη εκκαθάρισης επί του αιτήματος πληρωμής, με την οποία προσδιορίζονται τα δικαιώματα των πιστωτών και στη συνέχεια εκδίδεται τίτλος πληρωμής.

Γ. Πληρωμές δαπανών

Γενικοί Κανόνες 

Τα δικαιολογητικά που υποστηρίζουν κάθε δαπάνη υποβάλλονται εντύπως σε πρωτότυπη μορφή ή με ηλεκτρονικό τρόπο στο Τμήμα Διαχείρισης Έργων για έλεγχο με σκοπό την εξακρίβωση της νομιμότητας και της κανονικότητας κάθε δαπάνης σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 63 του ν.4485/2017 όπως ισχύει. 

Τα παραστατικά (Τιμολόγιο / Δελτίο Αποστολής ή Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κλπ) τιμολογούνται στα κάτωθι στοιχεία:

1. . Για προμήθειες εσωτερικού

    Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πολυτεχνείου Κρήτης

    Επάγγελμα: Ν.Π.Δ.Δ 

   ΑΦΜ: 090087411 

   Δ.Ο.Υ: ΧΑΝΙΩΝ Διεύθυνση: 

   Kτίριο Ε4 Πολυτεχνειούπολη, Τ.Κ. 73 100 - Χανιά Κρήτης

   Στα παραστατικά είναι απαραίτητο να αναγράφονται:

    Ονοματεπώνυμο του Επιστημονικού Υπεύθυνου και ο κωδικός του έργου. 

    Αναλυτικά Στοιχεία Τράπεζας στην οποία θα γίνει η κατάθεση του ποσού με τραπεζικό έμβασμα : Όνομα, διεύθυνση, ΙΒΑΝ Swift Code.

2. Για προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών από εξωτερικό

   Technical University of Crete-Special Account of Research Funds

   VAT NUMBER EL 090087411Legal form: Public Law Entity

   Activity: Financial and Secretarial Administration of Research Funds

   Address: Building E4 Technical University Campus, Kounoupidiana, Chania, Crete, Greece, 73100

   Στο παραστατικό απαιτείται η αναγραφή των στοιχείων του προμηθευτή αναλυτικά: Επωνυμία /Διεύθυνση/VAT/Αναλυτικά Στοιχεία Τράπεζας (στην οποία θα γίνει η κατάθεση του ποσού με τραπεζικό έμβασμα: Όνομα, διεύθυνση, ΙΒΑΝ, Swift Code) καθώς επίσης το ονοματεπώνυμο του Επιστημονικού Υπεύθυνου και ο κωδικός έργου. 

   Η πληρωμή κάθε δικαιούχου (απασχολούμενου σε έργο ή προμηθευτή) πραγματοποιείται σε τραπεζικό λογαριασμό του που τηρείται σε οποιανδήποτε τράπεζα. 

   Τα παραστατικά δαπανών που συνοδεύουν τις Εντολές Πληρωμών όπως ορίζονται κατωτέρω ανά είδος δαπάνης, κατατίθενται από τον Ε.Υ. στο Τμήμα Διαχείρισης Έργων εντός 5 ημερών του επόμενου μήνα από τον μήνα έκδοσής τους, ενώ για τις δαπάνες μετακινήσεων το αργότερο εντός του επόμενου μήνα από την ολοκλήρωση τους, ανεξαρτήτως ύπαρξης ή όχι ταμειακού υπολοίπου στο έργο.

3. Πληρωμές αμοιβών επιστημονικού, διοικητικού και λοιπού προσωπικού

   Απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή οποιασδήποτε μορφής αμοιβής απασχολούμενων στα έργα είναι η υπογραφή της αντίστοιχης σύμβασης, η αναφορά της σε δεδουλευμένο χρονικό διάστημα και η ύπαρξη ταμειακού υπολοίπου στο έργο. Η εξόφληση των αμοιβών διενεργείται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών σύμφωνα με τον ν.4389/2016 (ΦΕΚ ΤΑ’ 94). Ως ημερομηνίες πληρωμής ορίζονται η 10η, 13η και 27η ημέρα κάθε μήνα, εκτός αν οι ημερομηνίες αυτές συμπίπτουν με αργία οπότε η πληρωμή μετατίθεται στην προηγούμενη εργάσιμη. Η κατάθεση των Εντολών Πληρωμής από τον Ε.Υ. πρέπει να γίνεται το αργότερο εντός 5 ημερών από την λήξη του μήνα παροχής της υπηρεσίας. Διευκρινίζεται ότι για τις συμβάσεις έργου αναδόχων που ασφαλίζονται οι ίδιοι στον ΕΦΚΑ η τιμολόγηση γίνεται κάθε φορά μετά την ολοκλήρωση της παροχής υπηρεσίας, με καταληκτική ημερομηνία την ημερομηνία λήξης της σύμβασης. Οι κάθε είδους αποζημιώσεις 34που δίνονται σε δικαιούχους (φοιτητές, νέοι ερευνητές, κλπ) στο πλαίσιο ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων έργων κινητικότητας (Erasmus κλπ) ελέγχονται, εκκαθαρίζονται και καταβάλλονται, σύμφωνα με τους όρους του εκάστοτε προγράμματος, με την έκδοση τακτικών χρηματικών ενταλμάτων.

   * Στο Παράρτημα 5 του παρόντος Οδηγού εξειδικεύονται οι διαδικασίες και ειδικά θέματα σχετικά με την πληρωμή των αμοιβών του προσωπικού στα έργα.

4. Πληρωμές δαπανών που αφορούν μετακινήσεις

   Μετακινήσεις στο εσωτερικό και στο εξωτερικό δικαιολογούνται για τον Ε.Υ. και τα μέλη της ομάδας εκτέλεσης του έργου, ανεξάρτητα από την συμβατική σχέση απασχόλησής τους, με την απαραίτητη προϋπόθεση ότι οι μετακινήσεις αυτές είναι απαραίτητες για την υλοποίηση του έργου. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου για την υλοποίηση του έργου κρίνεται απαραίτητη η μετακίνηση συνεργάτη του Ε.Υ. ο οποίος δεν έχει οποιασδήποτε μορφής σύμβαση στο συγκεκριμένο έργο κατά το διάστημα μετακίνησής του, απαιτείται πριν από την πραγματοποίηση της μετακίνησης υποβολή από τον Ε.Υ. τεκμηριωμένου αιτήματος προς την Επιτροπή για την λήψη σχετικής απόφασης. 

   Τα παραστατικά που συνοδεύουν το Ημερολόγιο Κίνησης εκδίδονται στα στοιχεία του μετακινούμενου και είναι εξοφλημένα από τον ίδιο. 

   Οι δαπάνες μετακίνησης καταβάλλονται στον μετακινούμενο μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησής του. 

   Ειδικά για την μετακίνηση και διαμονή προσκεκλημένων φυσικών προσώπων στο πλαίσιο ενός έργου / προγράμματος οι οποίοι δεν αποτελούν μέλη της ομάδας έργου δύναται να εφαρμόζονται είτε οι διαδικασίες του παρόντος άρθρου είτε οι διατάξεις του άρθρου 66 – Προμήθειες, υπηρεσίες, μισθώσεις του ν.4485/2017, όπως ισχύει. 

   Σε συγχρηματοδοτούμενα έργα ΕΣΠΑ οι μετακινήσεις εκτός έδρας του πάσης φύσεως προσωπικού εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν.4336/2015, όπως ισχύει.

    Σε έργα που χρηματοδοτούνται από ιδιώτες η συνολική δαπάνη της κατηγορίας του προϋπολογισμού του έργου που αφορά μετακινήσεις δεν δύναται να υπερβαίνει το 40% του συνολικού προϋπολογισμού του έργου. 

   Στο Παράρτημα 3 του παρόντος Οδηγού εξειδικεύονται ειδικά θέματα σχετικά με τις πληρωμές των μετακινήσεων του προσωπικού στα έργα.

5. Πληρωμές δαπανών που αφορούν προμήθειες αγαθών, παροχής υπηρεσιών και μισθώσεις

   Απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή οποιασδήποτε προμήθειας είναι η τήρηση της διαδικασίας που έχει προηγηθεί για την σύναψη δημόσιας σύμβασης προμηθειών «υπηρεσιών (α. εκπόνησης μελετών και παροχής τεχνικών και λοιπών συναφών επιστημονικών υπηρεσιών και β. γενικών υπηρεσιών) και έργων», η οποία πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του ν.4412/2016 αυτοτελώς ανά έργο και ανά κατηγορίας δαπάνης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού τηρούμενων των διατάξεων του άρθρου 6 του ν.4412/2016 ως προς την μέθοδο υπολογισμού της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης.

    Οι προμήθειες αγαθών από το εξωτερικό διακρίνονται σε εισαγωγές από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ενδοκοινοτικές αποκτήσεις) και σε εισαγωγές από τρίτες χώρες.

    Σε περίπτωση εξόφλησης τιμολογίων εξωτερικού που έχουν εκδοθεί από προμηθευτές χωρών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ο αντίστοιχος ΦΠΑ αποδίδεται στην Ελλάδα καθώς υπόχρεος απόδοσής του είναι ο λήπτης των αγαθών ή υπηρεσιών. Το αναλογούν ποσό ΦΠΑ που αποδίδεται αποτελεί κόστος για το έργο. 

   Σε περίπτωση προμήθειας από χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να γίνει εκτελωνισμός. Για το λόγο αυτό ο Ε.Υ. ενημερώνει εγκαίρως το Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. ώστε να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες εκτελωνισμού. Επίσης καταθέτει στο Τμήμα Προμηθειών, Υπηρεσιών και Μισθώσεων το Έντυπο Δ9 – Αίτημα απευθείας ανάθεσης προμήθειας, συμπληρώνοντας τις πληροφορίες για το όνομα του εκτελωνιστή και το αντίστοιχο κόστος. Σε περίπτωση αποστολής μικρού δέματος μέσω Ταχυδρομείου (ΕΛΤΑ ή εταιρείας ταχυμεταφορών) ο Ε.Υ. υποχρεούται να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για τον εκτελωνισμό του μικρού δέματος. Συγκεκριμένα υποχρεούται να το επιστρέψει στο ταχυδρομείο / εταιρεία ταχυμεταφοράς και να επισημάνει ότι αφορά εισαγωγή για να προχωρήσει η διαδικασία εκτελωνισμού. Μετά τον εκτελωνισμό του δέματος υποχρεούται να προσκομίσει όλα τα έγγραφα εκτελωνισμού.

    **Στο Παράρτημα 4 του παρόντος Οδηγού εξειδικεύονται ειδικά θέματα σχετικά με τις πληρωμές δαπανών που αφορούν προμήθειες ειδών, παροχή υπηρεσιών και μισθώσεις.