Άρθρο 22

Με σκοπό την απρόσκοπτη υλοποίηση των έργων, ο Ε.Λ.Κ.Ε. δίνει την δυνατότητα στους Ε.Υ. να λάβουν προκαταβολή, εφόσον το αιτούμενο ποσό καλύπτεται, από το ταμειακό υπόλοιπο κάθε προγράμματος και προορίζεται, για δαπάνες που έχουν προβλεφθεί στον προϋπολογισμό του. Η προκαταβολή χορηγείται με την έκδοση χρηματικού εντάλματος προπληρωμής (Χ.Ε.Π.) σύμφωνα με την παρ.9 του άρθρου 59 του ν.4485/2017, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με την παρ.6 του άρθρου 21 του ν.4653/2020.

Δικαιούχος προκαταβολής ορίζεται ο επιστημονικός υπεύθυνος του έργου / προγράμματος ή άλλο μέλος του έργου που ανήκει στο προσωπικό του Π.Κ. εφόσον έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Π.Κ. (μέλη ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, MONIMOI, ΙΔΑΧ). Ο δικαιούχος της προκαταβολής καθίσταται υπόλογος για την απόδοσή της.

Το ποσό της χορηγούμενης προκαταβολής δύναται να πιστώνεται στην Alpha Bank ή στην Τράπεζα της Ελλάδος. Ο Ε.Υ. καταθέτει αίτημα στην Επιτροπή με την χρήση του Εντύπου Αιτ.5 – Αίτηση ανοίγματος ΤΛ για την έκδοση Χ.Ε.Π. για την έγκριση ανοίγματος μη έντοκου τραπεζικού λογαριασμού επ’ ονόματι ΕΛΚΕ Πολυτεχνείου Κρήτης – όνομα ΥΠΟΛΟΓΟΥ στην Alpha Bank ή στην Τράπεζα της Ελλάδος. Ο δικαιούχος της προκαταβολής είναι ταυτόχρονα και ο δικαιούχος του αντίστοιχου λογαριασμού που ανοίγεται άπαξ.

Το Χ.Ε.Π. χορηγείται κατόπιν αιτήματος του Ε.Υ. με την χρήση του Εντύπου Αιτ.6 – Αίτημα Έκδοσης Χ.Ε.Π. προς την Επιτροπή προκειμένου να καλυφθούν:

Α) έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας. Στο αίτημα του Ε.Υ. θα αναφέρεται το όνομα του δικαιούχου προκαταβολής (υπόλογος), ο οποίος θα εξοφλεί δαπάνες μετακίνησης/σεων που αφορούν τον ίδιο ή και λοιπούς μετακινούμενους, το όνομα του/των μετακινούμενου/ων, το ποσό της προκαταβολής, την αιτιολογία της μετακίνησης, τη διάρκεια της/των μετακίνησης/σεων, την προθεσμία απόδοσης της προκαταβολής, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει το τρίμηνο. Σε περίπτωση έκδοσης Χ.Ε.Π. κοντά στην λήξη του έτους η προθεσμία απόδοσης ορίζεται αυστηρά η 31η Δεκεμβρίου του έτους αναφοράς.

Β) απαιτήσεις προμήθειας οργάνων, αναλωσίμων ή εξειδικευμένων υπηρεσιών από το εξωτερικό και

Γ) ανάγκες μικροεξόδων λοιπών δαπανών μέχρι το ποσό των 1.000€.

Στις περιπτώσεις Β) και Γ) στο αίτημα του Ε.Υ. θ’ αναφέρεται η επωνυμία του προμηθευτή εξωτερικού ή εσωτερικού, το είδος της προμήθειας, το ποσό της προκαταβολής και η τεκμηρίωση της σκοπιμότητας της δαπάνης. Τιμολόγια προμηθευτών εσωτερικού δεν δύναται να υπερβαίνουν ανά τιμολόγιο τα 150€ (ποσό χωρίς ΦΠΑ) λόγω υποχρέωσης κρατήσεων. Μετά την έγκριση από την Επιτροπή για την χορήγηση της προκαταβολής ο Ε.Υ. θα καταθέτει ανά προμήθεια αίτημα απευθείας ανάθεσης, με την χρήση του Εντύπου Δ9 – Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης Προμήθειας, στο Τμήμα Προμηθειών της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ.. 

Για την έκδοση του Χ.Ε.Π. ο Ε.Υ. καταθέτει στο Τμήμα Διαχείρισης Έργων το Έντυπο Ο.01 Εντολής Προκαταβολής και στο Τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ. το Έντυπο Αιτ.5 – Αίτηση ανοίγματος ΤΛ για την έκδοση Χ.Ε.Π., σε περίπτωση που δεν υφίσταται Τ.Λ. και το Έντυπο Αιτ.6 – Αίτημα έκδοσης Χ.Ε.Π.. Το Χ.Ε.Π. εκδίδεται από το Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ., μετά από την απόφαση της Επιτροπής. Στην απόφαση της Επιτροπής ορίζονται τα στοιχεία του δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού της χορηγούμενης προκαταβολής, η αιτιολογία χορήγησης και το χρονικό διάστημα απόδοσης αυτής.

Ο δικαιούχος της προκαταβολής αποδίδει το Χ.Ε.Π. υποβάλλοντας στο Τμήμα Διαχείρισης Έργων της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Κ., έως την ημερομηνία απόδοσης της προκαταβολής όπως έχει οριστεί στην σχετική απόφαση της Επιτροπής, όλα τα σχετικά παραστατικά συνοδευόμενα από τα αντίστοιχα έντυπα του Ε.Λ.Κ.Ε. όπως περιγράφονται παρακάτω:

• Εξοφλημένα τιμολόγια εσωτερικού αξίας έως 150€ χωρίς ΦΠΑ. Η εξόφλησή τους αποδεικνύεται με «απόδειξη είσπραξης» του προμηθευτή ή με υπογραφή και σφραγίδα της επιχείρησης πάνω στο τιμολόγιο με την ένδειξη «ΕΞΟΦΛΗΘΗ».
• Invoices εξωτερικού με ένδειξη εξόφλησης ή συνοδευόμενα από αποδεικτικό πληρωμής.
• Τα παραστατικά που αφορούν μετακίνηση θα πρέπει να έχουν εκδοθεί στα στοιχεία του/των μετακινούμενου/ων.

Σημαντικά στοιχεία:

• Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να αιτηθεί νέο Χ.Ε.Π. μόνο εφόσον έχει αποδοθεί το προηγούμενο.
• Η απόδοση του Χ.Ε.Π. γίνεται απαραίτητα εντός 3 μηνών από την έκδοσή του.42 Σε περίπτωση έκδοσης Χ.Ε.Π. κοντά στην λήξη του έτους η προθεσμία απόδοσης ορίζεται αυστηρά η 31η Δεκεμβρίου του έτους αναφοράς.
• Αν ο υπόλογος δεν διαθέσει ολόκληρο το ποσό του Χ.Ε.Π., οφείλει να επιστρέψει το αδιάθετο υπόλοιπο, το αργότερο μέχρι την λήξη της προθεσμίας απόδοσης του Χ.Ε.Π. στον Τραπεζικό Λογαριασμό του έργου.
• Η πληρότητα των δικαιολογητικών και η νομιμότητα των αποδεικτικών πληρωμής είναι ευθύνη του υπόλογου.