Οργανόγραμμα Γραμματείας ΕΛΚΕ

Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ στελεχώνεται από προσωπικό του Πολυτεχνείου Κρήτης, που διατίθεται με απόφαση της Συγκλήτου, ύστερα από πρόταση της Επιτροπής Ερευνών, και από προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και αμείβεται από τον προϋπολογισμό του ΕΛΚΕ.

Α. Αρμοδιότητες Γραμματείας Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας

Προϊσταμένη: Βαϊδάκη Αργυρώ - Τηλ.:28210 37033 - email: roula <at> mail.tuc.gr

Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ έχει συνοπτικά τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

  •  Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του ΕΛΚΕ.
  • Προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών κάθε ερευνητικού έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου.
  • Εξυπηρετεί γραμματειακά την Επιτροπή Ερευνών και εισηγείται σε αυτήν για θέματα της αρμοδιότητάς της.
  • Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών.
  • Υποστηρίζει τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους στη διαχείριση των ερευνητικών έργων.
  • Τηρεί αρχείο των εκθέσεων ολοκλήρωσης των χρηματοδοτούμενων μέσω ΕΛΚΕ έργων.
  • Μεριμνά για την καταγραφή σε ειδικό «βιβλίο διακίνησης υλικού» των μη αναλώσιμων υλικών κάθε είδους, των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται σε βάρος των πιστώσεων του ΕΛΚΕ.
  • Συντάσσει κάθε χρόνο κατά μήνα Μάρτιο απολογισμό της οικονομικής διαχείρισης όλων των χρηματοδοτούμενων έργων του προηγούμενου έτους.

Β. Οργάνωση Γραμματείας Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας

Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ αποτελείται από τον Τομέα Διοικητικής Διαχείρισης, τον Τομέα Οικονομικής Διαχείρισης και τον Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου και Διασφάλισης Ποιότητας, το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, και το Γραφείο Υποστήριξης Πληροφοριακών Συστημάτων.

Τομέας Οικονομικής Διαχείρισης

Γραφείο Διαχείρισης Ερευνητικών Εργων:

  • Έλεγχος της επιλεξιμότητας και νομιμότητας των δαπανών
  • Έλεγχος του προϋπολογισμού των εκτελούμενων έργων (οικονομικό αντικείμενο), παρακολούθηση προόδου έργων (φυσικό αντικείμενο)
  • Ενημέρωση των Υπευθύνων Έργων και της Επιτροπής Ερευνών σχετικά με την διαχείριση των εκτελούμενων έργων
  • Έκδοση καταστάσεων δαπανών ερευνητικών έργων
  • Τήρηση αρχείου διοικητικών θεμάτων εκτελούμενων έργων
  • Διαδικασίες ολοκλήρωσης έργων
  • Αντιμετώπιση ελέγχων χρηματοδοτών έργων σε συνεργασία με τον Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου και Διασφάλισης Ποιότητος

Γραφείο Λογιστηρίου:

  •  Λογιστική διαχείριση ενταλμάτων (καταχωρήσεις στο μηχανογραφικό σύστημα και εκκαθάριση ενταλμάτων όπως περιγράφονται στη ροή εργασιών)
  • Παρακολούθηση των τραπεζικών συναλλαγών, καταθέσεις on line
  • Αποδόσεις ενταλμάτων προπληρωμής
  • Αποδόσεις κρατήσεων ασφαλιστικών ταμείων, φόρων, ΦΠΑ
  • Συγκεντρωτικές καταστάσεις πελατών προμηθευτών, βεβαιώσεις αποδοχών, βεβαιώσεις προμηθευτών, οριστική Δήλωση ΦΜΥ
  • Μισθοδοσία ατόμων με συμβάσεις εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου
  • Ενημέρωση και έλεγχος λογιστικών εγγραφών
  • Συνεργασία με ορκωτούς ελεγκτές στον ετήσιο οικονομικό έλεγχο
  • Αντιμετώπιση φορολογικών ελέγχων

Τομέας Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Εργων

  • Κατάρτιση ετήσιου προγραμματισμού έργων
  • Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργων
  • Παρακολούθηση της εκτέλεσης του φυσικού αντικειμένου των έργων σε συνεργασία με το Γραφείο Διαχείρισης Έργων
  • Υποστήριξη των μελών ΔΕΠ στην υποβολή προτάσεων σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης
  • Περιοδικές ενημερωτικές εκδόσεις που αφορούν τη λειτουργία του ΕΛΚΕ σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης
  • Οργάνωση Ημερίδων με προσκεκλημένους ομιλητές από τις Διευθύνσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της Γ.Γ.Ε.Τ. και άλλους φορείς με θεματολογία τις νέες κατευθύνσεις της χρηματοδοτούμενης Έρευνας και την υποβολή προτάσεων στα νέα προγράμματα σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης
  • Οργάνωση εκδηλώσεων με σκοπό τη διάχυση και διάδοση των αποτελεσμάτων της έρευνας σε συνεργασία με το Γραφείο Γρ. Διαμεσολάβησης

Γραφείο Διαμεσολάβησης:

  • Ενημέρωση της Πολυτεχνειακής Κοινότητας για τις δυνατότητες χρηματοδότησης ερευνητικών προτάσεων από εθνικούς ή διεθνείς φορείς
  • Καταγραφή των τεχνολογικών δυνατοτήτων των εργαστηρίων του Πολυτεχνείου Κρήτης
  • Διάγνωση των τεχνολογικών αναγκών του επιχειρηματικού δυναμικού που δυνητικά μπορεί να συνεργαστεί με τις ερευνητικές μονάδες του Ιδρύματος
  • Ανεύρεση χρηματοδοτικών σχημάτων για την χρηματοδότηση της καινοτομίας
  • Εντοπισμός εταίρων για δημιουργία ερευνητικών ή αναπτυξιακών συνεργασιών
  • Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σε θέματα διανοητικής ιδιοκτησίας και μεταφοράς τεχνολογίας
  • Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σε θέματα δημιουργίας και ανάπτυξης νέων επιχειρήσεων (spin-off)
  • Προβολή των ερευνητικών και μελετητικών δραστηριοτήτων του Πολυτεχνείου Κρήτης και ανάδειξη και αξιοποίηση των ερευνητικών δυναμικού του Ιδρύματος
  • Υποβοήθηση στους ερευνητές στην συγγραφή και υποβολή προτάσεων

Τομέας Διοικητικής Διαχείρισης

Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης:

  • Παροχή γραμματειακής υποστήριξης στην Επιτροπή Ερευνών και στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών
  • Υποστήριξη του Γραμματέα και του Αναπληρωτή του στην προετοιμασία των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών και στην εκτέλεση των αποφάσεων
  • Ενημέρωση επί των αποφάσεων της Συγκλήτου και τουΠρυτανικού Συμβουλίου και πληροφόρηση των Διοικητικών Μονάδων της Γραμματείας για τις αποφάσεις που τις αφορούν
  • Ενημέρωση των διοικητικών φακέλων των έργων που τηρούνται στο Γραφείο διαχείρισης ερευνητικών έργων
  • Έκδοση βεβαιώσεων συνεργατών του Ειδικού Λογαριασμού
  • Τήρηση του πρωτοκόλλου, διαχείριση της αλληλογραφίας και τήρηση του αρχείου αυτής
  • Διεκπεραίωση των εισερχόμενων έγγραφων
  • Καταχώρηση διοικητικών στοιχείων και κινήσεων έργων στο μηχανογραφικό σύστημα

Γραφείο Προμηθειών και Προσλήψεως Προσωπικού:

  •  Η προκήρυξη, δημοσιοποίηση και διεξαγωγή διαγωνισμών και προμηθειών.
  • Η διαδικασία πρόσληψης συμβασιούχων Ι.Δ.Ο.Χ. (τήρηση διοικητικού φακέλου) και η παρακολούθηση των αδειών του προσωπικού Ι.Δ.Ο.Χ.
  • Η παροχή γενικής πληροφόρησης σχετικής με τον ΕΛΚΕ σε θέματα προμηθειών προκηρύξεων ανακοινώσεων και συμβάσεων
  • Σύνταξη και διεκπεραίωση συμβάσεων – Καταχώρηση στοιχείων συμβάσεων στο πληροφοριακό σύστημα

Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου και Διασφάλισης Ποιότητας:

 

  • Καθορισμός αρχών, κανόνων και τυποποίηση των διαδικασιών για τον έλεγχο και την διασφάλιση της ποιότητας της διαχείρισης των έργων
  • Έλεγχος εντύπων ΕΛΚΕ για ερευνητικά έργα
  • Διενέργεια ειδικών ελέγχων και η διερεύνηση ειδικών θεμάτων
  • Σύνταξη εκθέσεων, με περιεχόμενο τα πορίσματα των ελέγχων και
  • Υποβολή προτάσεων βελτίωσης του έργου της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών.
  • Επικοινωνία με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές για τον συντονισμό του ελεγκτικού έργου.
  • Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων για την καταβολή των χρηματοδοτήσεων από τους χρηματοδότες.
  • Τήρηση αρχείου φακέλων των έργων εσωτερικού ελέγχου.

 

Γραφείο Νομικής Υποστήριξης

Αρμοδιότητα του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης είναι η συνδρομή του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας με εκπόνηση μελετών σε νομικά θέματα που άπτονται της λειτουργίας και των δραστηριοτήτων του. Ενδεικτικά τα θέματα αυτά αφορούν:

 

  • τον έλεγχο της πάσης φύσεως συμβάσεων που συνάπτει ο Ειδικός
  • Λογαριασμός Ερευνών
  • τον έλεγχο των προκηρύξεων που εκδίδει ο Ειδικός Λογαριασμός
  • Ερευνών
  • Την διαδικασία εκτέλεσης των διαγωνισμών, είτε αυτοί διενεργούνται από τον ΕΛΚΕ είτε απ’ άλλη αναθέτουσα αρχή και αφορούν τον ΕΛΚΕ (π.χ. ενστάσεις, νομιμότητα της διαδικασίας), κλπ
  • Την διατύπωση νομικών γνωμοδοτήσεων σε ερωτήματα που τίθενται από
  • την Επιτροπή Ερευνών και τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού
  • Ερευνών και που αφορούν τις αρμοδιότητες της Επιτροπής, το νομικό πλαίσιο που διέπει την λειτουργία του Ειδικού Λογαριασμού, κά
  • Την παροχή γνωμοδοτήσεων σε θέματα που σχετίζονται με τις υπαλληλικές σχέσεις του προσωπικού της Γραμματείας του ΕΛΚΕ

 

Για την επιτέλεση του παραπάνω έργου το Τμήμα Νομικής Υποστήριξης συνεργάζεται, όπου απαιτείται, με τις λοιπές οργανικές Μονάδες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών και με τον Νομικό Σύμβουλο του Ιδρύματος και εκπροσωπεί, κατόπιν εξουσιοδότησης της Επιτροπής, τον Ειδικό Λογαριασμό Ερευνών ενώπιον δημόσιων αρχών καθώς και σε διαπραγματεύσεις με τρίτους.

 

Γραφείο Υποστήριξης Πληροφοριακών Συστημάτων

Αρμοδιότητες :

 

  • Ανάπτυξη νέων εφαρμογών των Πληροφοριακών Συστημάτων ή αναπροσαρμογή των υπαρχουσών για τις ανάγκες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών και για τρίτους σε θέματα πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης της έρευνας
  • Υποστήριξη των Μηχανογραφικών Συστημάτων του ΕΛΚΕ
  • Συντήρηση των Μηχανογραφικών Συστημάτων
  • Βελτιώσεις – Τροποποιήσεις των Μηχανογραφικών Συστημάτων
  • Διασφάλιση επικοινωνίας των Μηχανογραφικών Συστημάτων του ΕΛΚΕ με τα άλλα Μηχανογραφικά Συστήματα του Ιδρύματος
  • Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα Πληροφοριακών Συστημάτων
  • Ανάπτυξη και η συντήρηση ιστοσελίδων του ΕΛΚΕ
  • Υποστήριξη σε θέματα hardware και software της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών.

 

Γ. Αρμοδιότητες Προϊσταμένου Γραμματείας ΕΛΚΕ

Ειδικότερα, ο Προϊστάμενος Γραμματείας έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες και καθήκοντα:

·       Συντονισμός, έλεγχος και εποπτεία της ομαλής και εύρυθμης λειτουργίας της Γραμματείας του ΕΛΚΕ (Π.Δ. 432/81 και ΚΑ/679/96). Παρακολούθηση και ιεράρχηση των αναγκών της Γραμματείας, εντοπισμός των μεταβολών στο φόρτο εργασίας και εισήγηση στην Επιτροπή Ερευνών για την κατάλληλη αξιοποίηση και αναβάθμιση του προσωπικού (σε συνεργασία με τους προϊσταμένους των αντίστοιχων Τομέων και Γραφείων).

·       Παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων που τίθενται από την Επιτροπή Ερευνών ή/ και τη Σύγκλητο.

·       Υπογραφή οικονομικών απολογισμών προς τους χρηματοδότες, κτλ όπου απαιτείται

·       Έλεγχος της νομιμότητας των υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο ΕΛΚΕ και σχετική ενημέρωση της Επιτροπής Ερευνών σε συνεργασία με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, παρακολούθηση των εσω­τε­ρι­κών δια­δι­κα­σιών αξιολόγησης και επιλογής, εισή­γη­ση στα αρμόδια όργανα για τις αναγκαίες εγκρίσεις, Παρακολούθηση της ορθής εκτέλεσης του Προϋ­­πο­λογισμού. Ενημέρωση του αρμόδιου Αντιπρύτανη – Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών για τις ενδεχόμενες εκκρεμότητες ή υπερ­βάσεις. Εισηγήσεις για απαιτούμενες τροποποιήσεις του προϋπολογισμού. Κατάρτιση απολογισμού.

·       Παρακολούθηση του αποθεματικού του ΕΛΚΕ.

·       Χαρακτηρισμός και εξασφάλιση της έγκαιρης διανομής της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Υπογραφή όλης της αλληλογραφίας που αναφέρεται σε διαχειριστικά θέματα.

Διάρθρωση – στελέχωση του προσωπικού της Γραμματείας. Ανάθεση καθηκόντων στους Προϊσταμένους των διοικητικών μονάδων. Ανάθεση καθηκόντων στο υπόλοιπο προσωπικό της Γραμματείας σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους των μονάδων αυτής

 

Δείτε επίσης:

 

Οργανόγραμμα – Διοικητική Δομή Γραμματείας